Bollettini di pagamento postale: la lettura ottica rende facile gestirli

Se la dematerializzazione è una tendenza innegabile anche nell’ambito dei pagamenti, resta comunque vero che strumenti come il bollettino postale trovano ancora larghissimo impiego in molte realtà quotidiane, e che processarli richiede un dispendio spropositato di tempo e risorse. La lettura ottica permette di superare questa difficoltà facendo da ponte fra il cartaceo – comodo per l’utente – e la versione digitale fondamentale per l’azienda.

Bollettini postali: uno strumento ancora in uso

Pagare con un bollettino postale può sembrare, a leggerlo così, una pratica ormai relegata al passato, che fa pensare immediatamente alla fila allo sportello e a un’atmosfera da secolo scorso. Se però si pone attenzione alla realtà quotidiana delle cose, i bollettini di pagamento postali sono ancora utilizzati in un grandissimo numero di situazioni: pensiamo solamente al pagamento delle multe, di diverse imposte, o anche a molti versamenti a titolo di pagamento verso aziende private, e ci accorgeremo che il bollettino postale rimane un metodo di transazione diffusissimo, e familiare per molte persone.

Data entry dei bollettini postali: un collo di bottiglia critico

Se però, come abbiamo detto, effettuare il pagamento tramite bollettino postale è un metodo che il pubblico tende ad utilizzare senza grossi problemi, perché è semplice, ben conosciuto anche dalla fetta meno tecnologicamente aggiornata del mercato, e ha una certa aura di ufficialità e garanzia che può risultare apprezzata, la stessa comodità non vale per chi, dall’altra parte, deve processare quei bollettini all’atto della ricezione.

Inserire i dati relativi ai bollettini postali ricevuti è infatti un’operazione di data entry che può facilmente rivelarsi di proporzioni più che massicce. Se si tratta del metodo di pagamento impiegato più spesso, può costringere l’azienda ad allocare uno stuolo di risorse umane per intere giornate di lavoro soltanto per leggere ogni bollettino e caricarne i dati all’interno del sistema gestionale. Tempi lunghissimi e un costo spropositato, che dimostra anche in questo caso quando sia importante evitare il data entry manuale  in qualsiasi modo possibile.

La soluzione offerta dalla lettura ottica dei bollettini postali

Una soluzione semplice e funzionale per questo problema, tuttavia, esiste, ed è rappresentata dalla lettura e acquisizione ottica dei dati contenuti nei bollettini postali, che permette un’automazione pressochè totale delle procedure associate.

Un sistema sviluppato per acquisire i dati dei bollettini tuttavia non è dei più semplici, e deve poter svolgere una serie di funzioni evolute. Innanzitutto deve essere in grado di effettuare una serie di operazioni di image processing per ripulire e raddrizzare le immagini delle scansioni in modo da renderne agevole la lettura; appositi sistemi digitali devono poi rimuovere la fincatura dall’immagine, così da permettere la massima leggibilità dei caratteri scritti a mano che un motore di riconoscimento ICR potrà interpretare e acquisire, mentre un sistema OCR provvederà all’acquisizione delle parti stampate.

Fra le più interessanti possibilità offerte dall’impiego di un sistema automatico di acquisizione dei bollettini postali c’è poi sicuramente quella di automatizzare anche buona parte dei controlli dei dati, generando tabelle di lookup che permettano al software l’autoverifica di diversi campi nei quali il valore è prevedibile perché appartenente ad un ambito noto (pensiamo ai CAP) o ha caratteristiche per cui è immediato rilevare un errore (come il numero di caratteri di un codice fiscale).

I vantaggi dell’acquisizione automatica dei bollettini postali tramite lettura ottica sono, in definitiva, quattro:

  • Una riduzione immediata dei costi richiesti per acquisire grandi volumi di bollettini;
  • Un aumento netto della qualità dei dati immessi, nei quali vengono eliminati tutti gli errori legati a stanchezza o distrazione dell’operatore umano;
  • Un drastico calo dei tempi richiesti per completare le operazioni di data entry, accompagnato dall’immediata disponibilità a sistema dei dati inseriti;
  • La possibilità di effettuare l’indicizzazione automatica completa dei bollettini sottoposti a scansione, così da costruirne un archivio digitale di facilissima consultazione.
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