Come si possono estrarre i dati dai documenti cartacei?

La tecnologia moderna, e la disponibilità di software dedicati, hanno reso accessibili gli strumenti per l’acquisizione dei dati tramite lettura ottica a tutte le aziende, che possono così oggi organizzarsi per effettuare internamente e con semplicità questa operazione con tutti i propri documenti cartacei.

Perché estrarre dati dai documenti cartacei

L’estrazione dei dati dai documenti cartacei è un’operazione che può trasformare radicalmente la gestione del flusso delle informazioni in un’azienda, semplificando e soprattutto accorciando drasticamente moltissime operazioni di data entry che normalmente richiedono ore di lavoro da parte di collaboratori che potrebbero dedicarsi ad attività ben più interessanti e redditizie per l’Azienda. Tramite apposite procedure di lettura ottica, e con l’uso di software ben scelti, è possibile generare un flusso di dati che vada a nutrire il gestionale, facilitare l’archiviazione indicizzata dei documenti, e rendere più fruibili le informazioni chiave a tutti all’interno dell’Azienda.

Le tipologie di dati che si possono recuperare automaticamente

Rispetto anche a solo qualche anno fa, le tecnologie impiegate nei sistemi di riconoscimento dei caratteri sono migliorate enormemente, aprendo il ventaglio dei dati che è possibile recuperare ad opzioni un tempo assolutamente impensabili. Per chi ha una gestione automatica del magazzino, ad esempio, sarà possibile estrarre dati codificati nei codici a barre ed immetterli direttamente nel gestionale, con un sistema BCR; fatture, lettere e documenti stampati verranno facilmente interpretati e convertiti in formato digitale con un motore di lettura OCR, e i moduli a scelta multipla di valutazione della customer satisfaction potranno essere tradotti in dati da inserire nelle schede clienti implementando un sistema OMR. Perfino i documenti compilati a mano, come i rapportini di intervento in esterni, potranno essere convertiti in formato digitale estraendone i dati con un sistema ICR.

Su quali documenti si può effettuare l’estrazione dati

Come abbiamo visto, non c’è limite alla gamma di documenti da cui è possibile estrarre i dati significativi con i giusti strumenti informatici: i sistemi moderni di acquisizione dati tramite lettura ottica sono in grado infatti di interpretare caratteri stampati, caratteri manoscritti, marcature e codici a barre non soltanto in documenti di tipo fisso, nei quali le informazioni si trovino sempre nello stesso punto, ma perfino in modalità free-form, ossia riconoscendo e acquisendo i dati non in base alla loro semplice posizione sulla pagina, me identificandoli in base al contesto in cui si trovano. Questo rende possibile trattare quindi documenti di ogni tipo, come

  • Lettere
  • Fatture
  • DDT
  • Schede di customer satisfaction
  • Rapportini compilati a mano
  • Schede prodotto
  • Foto contenenti testo
  • … e qualsiasi altro genere di documento cartaceo o digitalizzato!

I risultati della lettura dati automatica

La regola fondamentale per implementare in un’azienda delle procedure di lettura ed estrazione automatica dei dati è quella di contribuire a semplificare il lavoro degli operatori, prestando attenzione a non complicare mai le loro procedure quotidiane. Una volta assicuratisi di questo, fin dai primi giorni l’adozione della tecnologia di lettura ottica ed estrazione dati mostra risultati più che interessanti.

L’introduzione dei dati nei sistemi gestionali risulta infatti grandemente accelerata, e la quantità degli errori cala nettamente; questo è particolarmente vantaggioso su operazioni massive, dove l’informatica ha il vantaggio di operare con velocità quasi istantanea su enormi volumi di documenti. Oltre a questo, si nota un aumento di entusiasmo del personale, che può essere assegnato ad operazioni molto più realizzanti, e non noiose e ripetitive. E per finire, diventa possibile ridurre massicciamente gli spazi dedicati all’archivio, preparandosi ad implementare un sistema completo di archiviazione ottica che dematerializzi la documentazione sostituendola con copie digitali.

Contattateci oggi stesso per chiarimenti, informazioni, o un preventivo gratuito per il vostro nuovo software per la lettura ottica e la digitalizzazione documentale:

Datasis Group Srl - Via delle Piazzole 20 - 22070 Albiolo (CO) - Tel.+39031806519 – Email: info@softwareletturaottica.it – P.Iva 02325530133 - Rea 254748 - C.Soc. € 10.200.