Elaborazione dei dati anagrafici: ecco come la lettura ottica può semplificarla

I dati anagrafici possono essere raccolti ed estratti dai più diversi documenti, per utilizzi commerciali, anagrafici, statistici o di identificazione. Questo processo, lungo e impreciso se affidato ad operatori umani, può diventare estremamente più efficiente con l’introduzione di appositi software di lettura ottica ed estrazione dati, calibrati per le problematiche tipiche di questa applicazione.

La rilevazione dei dati anagrafici: un processo necessario

Recuperare dati anagrafici è un’operazione pressoché continua in molti settori, quello commerciale innanzitutto, ma non soltanto. È necessario estrarre e registrare i dati dei partecipanti ad un corso, o ad una conferenza; immettere nel sistema di gestione dei clienti i dati provenienti dalle sottoscrizioni di garanzie sui prodotti; recuperare i dati di chi ha compilato un modulo di richiesta per un intervento o una prestazione. Tutte queste e molte altre situazioni prevedono una necessità assoluta di certificare i dati identificativi di qualcuno, e le modalità si riducono, in ogni caso, al doverli leggere su un qualche tipo di documento, riconoscere, e copiare all’interno di un altro sistema dove saranno poi digitalizzati.

Le problematiche legate alla rilevazione dati anagrafici dai documenti

Ed è proprio nella fase in cui i dati devono essere trasferiti dal modulo cartaceo dove sono stati scritti ad un altro sistema, solitamente digitale, che si verificano le criticità tipiche dell’operazione di rilevazione dei dati anagrafici. Le operazioni di data-entry relative, infatti, costituiscono tradizionalmente un’attività strettamente manuale, che richiede tempi molto lunghi, grandi quantità di operatori, e comporta un significativo rischio d’errore che va crescendo al crescere dei tempi stessi di operatività, per distrazione o stanchezza.

È quindi chiaro che il punto critico dell’intera applicazione, quello dove è necessario agire per poter risolvere il problema, sia proprio il momento del riconoscimento e dell’inserimento dei dati anagrafici: e in una situazione simile la risposta è sicuramente da cercare nelle moderne applicazioni di lettura ottica.

Le soluzioni offerte dalla lettura ottica per la raccolta dei dati anagrafici

I dati presenti su moduli e documenti sono normalmente scritti a mano, in stampatello; tuttavia, sovente, la modulistica presenta anche dei campi prestampati, e perfino delle caselle da barrare per conferire informazioni aggiuntive. È quindi ovvio che il software di lettura ottica impiegato debba essere in grado di riconoscere ed estrarre dati in tutte e tre queste modalità: una buona applicazione tecnica sviluppata a questo scopo deve quindi disporre di motori di riconoscimento ICR per i caratteri manoscritti, OCR per quelli stampati, e OMR per le marcature come caselle sbarrate o annerite. Soprattutto per quanto riguarda il motore ICR sarà fondamentale accertarsi che sia calibrato sulle tipicità di scrittura dell’area geografica di riferimento: il modo di scrivere certi caratteri di un italiano è diverso, per fare un esempio, da quello di uno statunitense, e potrebbero nascere effettive e frequenti confusioni nel caso non si operasse con la programmazione corretta del sistema di riconoscimento caratteri.

Una volta implementato il sistema di lettura ottica ed estrazione dei dati per sostituire il data entry manuale, i vantaggi per l’intera struttura saranno visibili praticamente da subito. I dati ottenuti godranno di maggior precisione, e la procedura stessa della loro acquisizione sarà più breve ed economica, coinvolgendo molte meno persone. Oltre a questo sarà possibile integrare nella procedura i passaggi di indicizzazione automatica dei documenti acquisiti, così da costruire un archivio completamente digitalizzato che permetta un accesso e un utilizzo istantaneo di tutte le risorse immesse.

Da quali documenti può estrarre i dati anagrafici un sistema di lettura ottica?

Con i multipli motori di interpretazione e acquisizione di cui abbiamo parlato, e con la capacità di operare sia su modulistica a struttura fissa che su documenti free-form a layout variabile, i moderni sistemi di lettura ottica sono in grado di elaborare praticamente qualsiasi genere di documento contenente dati anagrafici con un alto livello di precisione.   Gli esempi includono, ma non si limitano a

  • Moduli di sottoscrizione di garanzie
  • Documenti di partecipazione a fiere e congressi
  • Modulistica per richiesta di dati o prestazioni dalle pubbliche amministrazioni
  • Questionari di soddisfazione del cliente
  • Contratti di abbonamento a servizi
  • …e molti altri!
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