La lettura ottica può essere usata sulle fatture?

Fatture, DDT e altri documenti aziendali dello stesso genere sono una delle tipologie documentali che contiene più informazioni utili, spesso vitali, per l’operatività quotidiana di un’impresa. L’utilizzo delle soluzioni di lettura ottica può incrementare nettamente l’efficienza del processo di recupero di tali dati dai documenti per la successiva immissione nei sistemi gestionali o nell’archivio aziendale.

L’utilità dell’estrazione dati su fatture e documenti simili

La mole di dati che è contenuta in un documento apparentemente semplice come una fattura, moltiplicata per tutte le fatture che passano in un’azienda lungo un anno – anche oggi che il processo è diventato digitale – presenta un’opportunità eccellente per migliorare la gestione dell’Azienda, se sfruttata in maniera opportuna, ma allo stesso tempo ha una tale massa da richiedere l’implementazione di strumenti tecnologici intelligenti per non impegnare un numero sproporzionato di risorse nella sua gestione.

I dati contenuti nelle fatture, infatti, una volta resi manipolabili a livello digitale, permettono di allineare le procedure di fatturazione a quelle di magazzino, e sono pronti anche per l’inserimento automatico all’interno del sistema gestionale per tutte le procedure relative alla redazione della prima nota: ma quel che più conta è che tutti i dati estratti dalle fatture tramite lettura ottica possono diventare automaticamente chiavi di indicizzazione automatica dell’intero sistema documentale aziendale, permettendo un recupero istantaneo dei documenti dall’archivio ottico con ricerche molto specifiche.

Quali dati è possibile recuperare con la lettura ottica delle fatture

I sistemi di lettura ottica evoluti sono in grado di interpretare i documenti come le fatture nella loro interezza, e di estrarne così un gran numero di dati diversi per gli utilizzi che abbiamo appena descritto. Un buon software di lettura ottica, opportunamente calibrato, è in grado di recuperare dalla scansione di una fattura:

  • I cosiddetti dati di testata, e quindi l’indicazione del fornitore, e data e numero della fattura stessa;
  • I dati definiti di dettaglio, e quindi l’elenco dei prodotti fatturati con le relative quantità, i costi unitari, e quindi i costi per ogni riga;
  • E per finire i dati che vengono chiamati di piede, ossia l’imponibile, le imposte, e di conseguenza l’importo totale della fattura stessa.

Sebbene abbiamo definito in maniera tradizionale questi dati, con terminologie come “testata” e “piede”, va però detto che la loro esatta collocazione varia da modulo a modulo, e che questo rappresenta forse la più significativa complicazione tecnica che un valido software di lettura ottica per fatture, DDT e documenti simili deve risolvere.

Come gestire la lettura ottica dei diversi tipi di moduli delle fatture

Ogni azienda sviluppa il layout del proprio modulo di fattura secondo il proprio gusto: sono infatti i dati contenuti ad essere obbligatori, non la loro disposizione. Dal punto di vista del sistema che deve effettuare la lettura ottica del documento stesso, tuttavia, questo rappresenta un problema, perché ad ogni nuovo documento il sistema “non sa” dove trovare il nome fornitore, o l’importo, o l’elenco dei prodotti all’interno del foglio di cui analizza la scansione.

Si tratta di un classico problema della cattura dati, ossia quello legato ai documenti definiti “a layout variabile”. La soluzione ideale può in realtà essere di due tipi, e dipende essenzialmente dall’effettiva situazione documentale nella quale si trova l’azienda.

Se infatti, ad esempio, l’azienda in questione riceve fatture soltanto da un numero ristretto di fornitori (o quantomeno pochi fornitori ne generino la massima parte) allora l’approccio migliore è quello di realizzare un diverso template, o modello, di interpretazione per ciascuno dei moduli di fattura in questione. Il sistema saprà così leggere in autonomia tutte, o la massima parte, delle fatture ricevute, perché un’applicazione di identificazione automatica del modulo gli permetterà di sapere se si trova di fronte ad una fattura del fornitore A o del fornitore B.

Diverso è invece il caso in cui ci siano moltissimi fornitori da gestire, e nessuno rappresenti una sufficiente percentuale del lavoro complessivo da permettere di occuparsene in maniera esclusiva. In tale situazione, il corretto approccio è radicalmente differente, perché prevede di impiegare un diverso sistema di lettura ottica, che al motore di interpretazione OCR abbini una serie complessa di istruzioni che spieghino al software come identificare, all’interno del contenuto complessivo della fattura, quali siano i prodotti, quale il nome fornitore, e quali le imposte (ad esempio combinando dei probabili fattori spaziali, come la posizione in alto del nome del fornitore, con altri criteri logici come la presenza del simbolo dell’Euro prima degli importi di fatturazione, o del termine “via” o “piazza” in corrispondenza di un indirizzo.).

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