Lettura dati ddt

Il DDT, o documento di trasporto, è un documento essenziale per la gestione aziendale. La lettura automatica dei dati dei DDT fa guadagnare rapidità e semplicità a tutte le fasi del lavoro.

Cos’è il DDT

Il DDT, o Documento di Trasporto, è il documento che fin dal 1996 è andato a sostituire, con rare eccezioni, la vecchia Bolla di Accompagnamento, prendendone la funzione, che è quella di certificare un trasferimento di merci dal venditore all’acquirente – a ciascuno dei quali va una copia del DDT stesso, che può essere recapitata direttamente in forma cartacea oppure spedita, il giorno stesso della consegna, in formato digitale. Tale copia, al pari delle fatture, deve essere conservata per almeno 10 anni.

Sebbene il DDT debba contenere obbligatoriamente alcuni campi, come data e numero, Partite IVA di acquirente e venditore, quantità e descrizione dei beni in oggetto e riferimenti del trasportatore, la legge prevede che sia un documento di formato libero, lasciando quindi a chi lo redige piena libertà riguardo a dimensioni e disposizione dei dati appena elencati nel documento stesso.

Avendo valenza legale e fiscale – ed essendo il solo strumento che permette alle Imprese, dopo l’introduzione della fattura elettronica, di emettere fattura differita per una serie di trasporti distribuiti nel tempo – il DDT è un documento che viene emesso continuamente dalle Aziende: questo comporta però una notevolissima dilatazione dei tempi di controllo e registrazione relativi, che possono facilmente raggiungere diverse ore ogni giorno per la verifica e la correzione dei dati dei trasportatori.

La lettura dei Dati nel DDT

Proprio per i connotati appena descritti – grande flusso documentale, complessità dei dati, e richiesta di molto tempo per il disbrigo delle pratiche relative – la lettura Dati nei DDT è una procedura ideale per l’applicazione dei sistemi di lettura ottica e la successiva archiviazione in un sistema digitalizzato.

Esaminiamo infatti gli elementi della questione:

  • Il Documento di Trasporto è un documento che può essere emesso e consegnato con pari legittimità sia in formato cartaceo che digitale – e non ha quindi obbligo di firma.
  • Il DDT contiene una serie di dati obbligatori e rilevanti.
  • Il DDT è un documento in formato libero, e quindi la collocazione dei dati è variabile.
  • Il DDT deve essere conservato per un tempo molto lungo.

La lettura dei dati del Documento di Trasporto si configura quindi, dal punto di vista dell’acquisizione, come una procedura di riconoscimento ottico di caratteri stampati – e quindi OCR – in un documento non strutturato – perché di formato libero – a cui deve far seguito l’indicizzazione automatica di tutti i campi rilevanti per la successiva archiviazione decennale, dato che questa può essere di tipo ottico.

Configurata correttamente, la lettura ottica dei dati del DDT permette di estrarre

  • Denominazione del fornitore
  • Denominazione del destinatario
  • Data e numero del documento
  • Elenco dei prodotti trasportati, completo di quantità e costo unitario
  • Valore imponibile, ammontare delle imposte, valore totale

Come abbiamo accennato, il DDT è per sua natura un documento a formato variabile. La lettura ottica dovrà quindi essere effettuata seguendo una delle due procedure tipiche dei documenti non strutturati, e quindi o con la creazione di un modello documentale per ogni tipo di DDT da trattare, oppure in modalità freeform, programmando una serie di criteri logici che permettano al sistema di indicizzazione di riconoscere ed estrarre i campi rilevanti.

I vantaggi della gestione automatica dei dati dei DDT

Il passaggio ad un modello di lettura ottica dei dati dei DDT e conseguente gestione automatica del flusso documentale ha numerose e immediate ricadute positive sulla quotidianità del lavoro, che includono:

  • Indicizzazione automatica dei Documenti di Trasporto, con metadati rilevati da tutti i campi rilevanti del documento;
  • Integrazione immediata e diretta con il sistema gestionale, con alimentazione della prima nota della contabilità;
  • Allineamento fra procedure di magazzino e di fatturazione;
  • Riduzione delle risorse umane e delle tempistiche necessarie alle procedure;
  • Netta diminuzione degli errori;
  • Fruibilità immediata dei dati nell’archivio ottico, con tempi di ricerca praticamente istantanei;
  • Drastica riduzione degli spazi fisici richiesti per l’archiviazione.
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