On the go: acquisizione documenti dovunque vi troviate

Non tutte le situazioni nelle quali è necessario acquisire dei documenti avvengono in un ambito d’ufficio: sempre più spesso si verificano situazioni di lavoro nelle quali il documento deve essere caricato nel sistema di gestione documentale in mobilità, senza disporre di una postazione fissa. I moderni sistemi di acquisizione ottica dei documenti risolvono brillantemente anche questa esigenza.

Lavoro in mobilità; una realtà destinata a crescere

Questi ultimi anni hanno visto un’impennata nettissima nella crescita del lavoro decentrato. Anche prima che le vicende sanitarie facessero scoprire e collaudare a migliaia di aziende le modalità di smartworking e lavoro da remoto, commerciali, ispettori di produzione e molte altre categorie di operatori professionali erano già abituati a svolgere il proprio lavoro fuori da un ufficio, in movimento continuo, presso sedi remote o da clienti. La tecnologia, di pari passo, ha sviluppato sempre più strumenti per permettere una connettività costante alla rete internet, accompagnati da un abbassamento drastico dei costi di tale tipo di connessione, permettendo di fatto a qualsiasi operatore di disporre di tutte le risorse necessarie al suo lavoro dovunque si trovasse.

La gestione documentale non fa eccezione, e anzi l’acquisizione di documenti “on the go” è spesso una soluzione di grande funzionalità.

Le criticità tecniche dell’acquisizione documenti in mobilità

Le funzioni fondamentali di un sistema di archiviazione documentale a cui un lavoratore in mobilità deve poter accedere dovunque si trovi sono essenzialmente due: da un lato quella di poter accedere all’archivio digitale dove risiede tutta la base documenti dell’azienda, e dall’altro quella di poter caricare nuovi documenti, acquisiti dovunque si trovino, in quello stesso archivio.

Per quanto riguarda la prima esigenza, le difficoltà tecniche sono legate fondamentalmente alla compatibilità del dispositivo mobile che l’operatore da remoto utilizza – come uno smartphone, o un tablet – con il software documentale impiegato dall’azienda. Tuttavia, tenendo conto che l’accesso all’archivio può non essere sempre ottimale con qualsiasi dispositivo – non foss’altro per le dimensioni dello schermo, ma anche per comprensibili limitazioni tecniche – è in generale sempre possibile per l’utente accedere ai documenti indicizzati anche avendo con sé solamente uno smartphone, o tramite un’app integrata o semplicemente via internet.

Dove invece le difficoltà si fanno maggiori è nelle situazioni in cui è l’utente da remoto a dover acquisire e caricare dei documenti nel sistema informatico aziendale.

Questa operazione, infatti, richiede tradizionalmente l’impiego di un dispositivo hardware per poter effettuare la scansione del cartaceo. Esistono sicuramente scanner di dimensioni molto contenute, e quindi portatili, da collegare ad un pc oppure in grado di memorizzare i documenti digitalizzati su una scheda di memoria per poi trasferirli fisicamente; i migliori dispongono addirittura di opzioni di connettività già integrate. Ma in ogni caso, si tratta di dispositivi costosi, che vanno portati appositamente con sé, e che non sempre sono compatibili con la realtà effettiva del lavoro in mobilità e con le difficoltà che esso può comportare.

Le soluzioni di lettura ottica studiate su misura per l’acquisizione documenti on the go

La vera rivoluzione nel campo della lettura ottica per acquisire documenti in mobilità comporta invece l’utilizzo di uno strumento che di fatto chiunque ha ormai sempre con sé, ossia lo smartphone personale. Questa è infatti l’unica soluzione che non richieda di trasportare appositamente dispositivi aggiuntivi, costosi e non sempre comodi: non è però immediata come potrebbe sembrare.

Non c’è dubbio, infatti, che si possa facilmente scattare una foto di un documento cartaceo con il proprio cellulare: ma la qualità del risultato difficilmente potrebbe essere all’altezza delle esigenze di un sistema di lettura ottica. L’angolo a cui è scattata la foto causerebbe distorsioni di prospettiva, l’inquadratura comprenderebbe inevitabilmente altri oggetti oltre al foglio stesso, la luce stessa sarebbe non uniforme e complicherebbe il riconoscimento dei caratteri stampati.
La soluzione deve quindi essere su due fronti: sullo smartphone e su un server remoto.

Per la prima parte è necessario sviluppare un’applicazione che possa essere eseguita dal più grande numero di dispositivi mobile e relativi sistemi operativi possibile, e che permetta di fotografare i documenti, allegarvi dei metadati di riconoscimento, e inviare l’immagine al server.

Fronte server, invece, la tecnologia coinvolta è molto più complessa. Il sistema deve infatti effettuare una serie di operazioni di ottimizzazione grafica e image processing per ritagliare il documento, aggiustarlo prospetticamente, raddrizzarlo e ottimizzare il contrasto per arrivare a convertirlo in formato monocromatico preservandone completamente la leggibilità e finalmente caricarlo, come versione digitalizzata, nel sistema documentale. Qui potrà essere analizzato da un sistema di lettura ottica vero e proprio che ne riconosca i caratteri, ne acquisisca il contenuto, e lo indicizzi come necessario per l’archiviazione.

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