Si può evitare di effettuare manualmente il data entry?

Le operazioni di data entry sottraggono grandi quantità di tempo ai collaboratori delle Aziende, bloccandoli nell’esecuzione di un lavoro ripetitivo e noioso che viene facilmente compromesso dalla stanchezza e dalla distrazione. Si tratta tuttavia di lavori necessari per svolgere tutte le più importanti funzioni dell’Azienda, e quindi inevitabili; per fortuna, oggi, queste operazioni possono essere affidate a sistemi di lettura ottica e indicizzazione dei documenti completamente automatica, liberando il personale da quest’incombenza.

L’importanza del data entry

L’importanza delle informazioni nel lavoro quotidiano di una qualsiasi Azienda non può essere mai sottolineata abbastanza. Sia per prendere decisioni commerciali, sia per effettuare le più banali e quotidiane operazioni di gestione, ormai le dinamiche aziendali si basano sull’analisi, sullo studio, e sul collegamento fra informazioni, per non parlare delle numerosissime incombenze formali e fiscali per le quali c’è bisogno di dati di assoluta accuratezza per evitare di incorrere in errori che potrebbero avere conseguenze anche gravi. Il data entry accurato e corretto di tutte le informazioni relative al lavoro svolto

quotidianamente – dati di fatturazione, contatti dei clienti, merci acquistate e vendute, offerte, margini di guadagno – è quindi più che mai un elemento del lavoro di importanza capitale.

Il problema del data entry

A complicare la questione relativa all’inserimento dei dati nei sistemi informatici aziendali c’è però il suo lato negativo, ossia la lentezza delle operazioni. Anche per un operatore esperto, infatti, caricare in una scheda digitale del software gestionale tutti i dati estratti da un documento richiede tempo: tempo, innanzitutto, per identificare quei dati nel corpo del documento – che può essere una lettera, oppure avere una struttura del modulo diversa dal solito, o ancora essere particolarmente complesso – e poi tempo per inserire a mano i dati nel sistema informatico. Quel che è peggio, questa operazione è particolarmente ripetitiva e noiosa, il che da un lato trasforma il lavoro del collaboratore in una serie di compiti alienanti e disumani, e dall’altro aumenta il rischio che, per stanchezza o distrazione, chi si occupa di data entry commetta qualche errore nel caricamento dei dati nel sistema.

La soluzione tecnologica

La risposta risolutiva ai problemi legati alle procedure di data entry è quella di digitalizzarle interamente implementando dei sistemi di lettura ottica e riconoscimento dei dati. Operando sulle scansioni – o sui formati digitali non modificabili – dei documenti, infatti, questi sistemi sono in grado non solo di convertili in un formato digitale e modificabile, ma anche e soprattutto di estrapolarne i dati – da un CAP a una Partita IVA, da una lista di prodotti ad un importo fatturato – e trasformarli in un formato che permetta di inviarli, come flusso strutturato, direttamente a popolare le corrispondenti schede del sistema gestionale dell’Azienda. Allo stesso modo, l’estrazione dei dati permette di indicizzare tutti i documenti, creando un archivio completamente digitalizzato senza bisogno di intervento umano se non per la verifica dei casi dubbi.

I documenti su cui è possibile effettuare la raccolta dei dati da inserire automaticamente

Grazie ai moderni sistemi tecnologici, in grado sia di interpretare caratteri stampati con l’OCR che di leggere caratteri manoscritti a stampatello con l’ICR, il data entry automatico può partire da una gamma vastissima di documenti diversi:

  • Fatture internazionali
  • Questionari
  • Contratti
  • Ricette mediche
  • Schede di produzione
  • Schede anagrafiche
  • Lettere
  • Modulistica industriale
  • Bollettini di pagamento
  • … e molti altri!

I vantaggi del data entry automatizzato

L’automatizzazione delle procedure di inserimento a sistema dei dati ha immediate ricadute positive sia sulla qualità che sulla produttività del lavoro aziendale.

L’effetto forse più vistoso è quello della riduzione dei tempi: un sistema di lettura ottica collegato al gestionale può analizzare centinaia di documenti in pochi secondi, e altrettanto velocemente comunicare i dati estratti al programma. Il solo collo di bottiglia rimane la verifica delle letture incerte – sempre possibili – che deve essere affidata comunque ad un operatore umano; questa si dimostra però molto più rapida e semplice rispetto all’esecuzione del lavoro in sé.

Proprio a questo proposito si evidenzia poi il secondo effetto positivo del data entry automatizzato, che è il sollevare il personale da operazioni noiose, alienanti e ripetitive e la possibilità di affidare ai collaboratori compiti più produttivi e interessanti; allo stesso modo, l’adozione di un sistema automatico di data entry riduce drasticamente gli errori possibili, eliminando tutti quelli dovuti a stanchezza o distrazione ai quali sarebbe soggetto un impiegato. E per finire, la combinazione di tutti questi elementi di vantaggio va a risultare in un’ulteriore, ed evidente, conseguenza: la riduzione, spesso anche significativa, dei costi aziendali.

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